Penerapan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) pada Pengadaan Obat untuk Menurunkan Kejadian Obat Kosong di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Wahidin Sudirohusodo Makassar

Abstract

Masalah Mutu: Kebutuhan asuhan pasien tidak terlepas dari pemberian terapi kepada pasien. Program terapi pasien akan terhambat bila obat yang dibutuhkan tidak tersedia. Kejadian kekosongan obat yang sering terjadi akan mempengaruhi mutu pelayanan serta kepuasan pasien. Untuk mencegah masalah kekosongan obat, dilakukan pendekatan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Hasil analisis FMEA mengidentifikasi proses pengadaan sebagai masalah utama dengan prioritas pada sub proses pelaksanaan kontrak. Dampak dari modus kegagalan yang dirumuskan adalah keterlambatan atau bahkan kebutuhan obat tidak terpenuhi dan juga meningkatnya alokasi anggaran pembelian obat.

Pilihan Solusi: Rumusan FMEA menghasilkan beberapa pilihan solusi, diantaranya pembuatan sistem informasi stok obat antara pihak mitra penyedia obat dan rumah sakit, kerjasama peminjaman obat dengan rumah sakit jejaring, dan pembelian langsung ke apotek mitra.

Implementasi: Berdasarkan analisis prioritas FMEA terdapat tiga implementasi yang dapat dilakukan. Pertama, pembuatan sistem informasi stok obat antara pihak mitra penyedia obat dan rumah sakit sebagai dasar permintaan obat. Data stok obat dari beberapa pilihan mitra penyedia obat dapat dimonitor sehingga diketahui penyedia obat yang dapat memenuhi permintaan obat tertentu. Di sisi lain, pihak penyedia obat dapat berkomunikasi secara proaktif dengan pihak rumah sakit bila stok obat rumah sakit mulai berkurang, dapat melakukan konfirmasi permintaan untuk memenuhi kesinambungan kebutuhan. Kemudian sebagai alternatif bila obat yang belum tersedia atau masih kosong karena pihak penyedia obat belum bisa memenuhi kebutuhan secara tepat waktu maka disiapkan alternatif kedua atau ketiga. Kedua, kerja sama peminjaman obat dengan rumah sakit jejaring. Ketiga, pembelian obat langsung ke apotek mitra untuk memenuhi kebutuhan obat, namun dengan harga yang telah disepakati sebelumnya. Peminjaman maupun pembelian dikelola oleh Instalasi Farmasi tanpa membebani pihak keluarga yang harus mencari obat di luar rumah sakit.

Evaluasi dan Pembelajaran: Sistem informasi stok obat dapat menjadi media informasi yang baik untuk mengantisipasi kekosongan stok obat, sehingga dapat mencegah atau meminimalkan kejadian tidak terlayaninya kebutuhan obat ke pasien yang dapat menghambat program terapi pasien. Sedangkan kerja sama peminjaman obat dari rumah sakit jejaring atau pembelian langsung ke apotek mitra dapat memenuhi kebutuhan sementara dari kondisi belum tersedianya obat. Dengan demikian, kejadian kekosongan obat dan komplain pasien/keluarga dapat diminimalkan, serta peningkatan alokasi anggaran pembelian obat akibat klaim pembelian obat langsung dari luar rumah sakit dapat dicegah.